Time and Motion Study Unit Medical Record



1.  Identifikasi Proses-proses yang ada. Contoh,

Proses yang dipelajari pada unit medical record :

I.        Pengambilan file

II.             Pengembalian file outpatient

III.          Pengembalian file inpatient

IV.           Proses lain-lain (Surat Keterangan Lahir, Asuransi, dll)

V.              Leveling Workload

VI.            Penyusutan file

VII.         Kondisi Fisik Rak dan Ruangan

VIII.       Reporting System

2.  Gambarkan secara visual proses operasional medical record yang berlangsung selama ini

3.  Jelaskan proses-proses tersebut

4.  Lakukan pengukuran cycle time per proses tersebut (baik processing time, moving time, inspection time maupun inventory time), pemilihan waktu pengukuran berdasarkan leveling workload

5.  Identifikasi proses-proses yang memiliki nilai tambah (processing time) dan tidak bernilai tambah (processing time, moving time, inspection time maupun inventory time)

6.   Lakukan perhitungan takt time (waktu yang tersedia dalam memproses 1 produk/layanan)

7.   Lakukan analisa
8.   Rangkuman Rekomendasi

No	Proses	Usulan Perbaikan	Efisiensi
			Proses	Tenaga	Waktu
I	Pengambilan file	·   Streamlining process, eliminating waste, leveling workload ·   Pada jam sibuk, dibuat jadual pemberangkatan file setiap 5 menit ·   Dibuat alert system di komputer agar dapat memberi sinyal peringatan kepada user bahwa file sudah diminta oleh poliklinik tertentu (jika 1 pasien datang ke lebih dari 1 poli)	1 (12.5%)	1 (14.3%)	513 detik (63.1%)
II	Pengembalian file outpatient	Streamlining process, eliminating waste, leveling workload	1 (25%)	1 (50%)	73 detik (80%)
III	Pengembalian file inpatient	Streamlining process, eliminating waste, leveling workload	1 (25%)		180 detik (55%)
IV	Proses lain-lain	· Sistim shift dihilangkan dan diganti sistim office hour (Senin – Jumat jam 8.00-15.30.  Sabtu jam 8.00-13.30) · Tenaga kerja cukup dua orang · Discharge Summary dibuat oleh dokter ruangan	-	2 (50%)	50%
V	Leveling Workload Shift Kerja	· Antara jam 7 sampai jam 10 pagi, seluruh pekerjaan di unit Medical Record diprioritaskan hanya untuk distribusi file · pemberangkatan file pada shift I dilakukan setiap 5 menit · Kelebihan satu petugas pada shift III (malam) dialokasikan untuk melakukan pekerjaan lain	-	50% pada shift III	>50% pada shift I
VI	Penyusutan file	· Seluruh file inaktif dimusnahkan, sehingga tidak ada lagi biaya sewa penyimpanan file inaktif. · Sortir reguler file inaktif · Sortir pasien yang mempunyai lebih dari satu file MR	Efisiensi Biaya : · Biaya sewa penyimpanan file Rp. 109,944,000,- per tahun · Biaya overtime 39%
VII	Kondisi Fisik Rak dan Ruangan	· Dilakukan peremajaan total seluruh rak yang ada · Menambah 13 rak baru · Menambah 1 ruangan untuk menampung 13 rak baru	-	-	-
VIII	Reporting System	System Nova menambah aplikasi Reporting System yang terintegrasi sesuai kebutuhan jenis-jenis laporan	80%	2 (40%)	80%