Contoh Prosedur Audit Rekam Medik

 

1. Pengumpulan data akan dilakukan pada Hari Selasa dan Jum’at secara proposional dengan acak sederhana.
2. Menentukan jumlah sample dari jumlah kunjungan bulan lalu.
3. Mengelompokan jenis medical record berdasarkan jenis kelengkapan seperti : Emergency, OPD, Ward, Invasif, Ward Non Invasif
4. Untuk jenis kelengkapan pada OPD / MC, petugas yang berwenang akan membuka system akan melihat seluruh nomor yang ada dan diambil secara acak yang akan diserahkan kepada petugas yang berwenang yang menangani masalah tersebut.
5. Untuk kelengkapan pada medical record Emergency, Ward Invasif, Non Invasif , petugas yang berwenang mengambil file medical record ditempat penyimpanan file medical record yang diambil secara acak dan akan diserahkan kepada petugas yang berwenang menangani masalah tersebut.
6. Hasil rekapan tersebut akan ditandatangin oleh Kepala Unit Medical Record dalam 1 minggu dan diserahkan kepada Kepala sub komite rekam medik.

7. Sub komite rekam medik akan memeriksa hasil audit rekam medik :

8. Bila tidak ada masalah 2 bulan sekali dengan jumlah 25  Medical Record setiap jenis.
9. Bila diketemukan permasalahan seperti penyimpangan hasil, pengulangan kesalahan lebih dari 2 kali pemeriksaan dalam segi diagnosis dan hasil.
10. Kekurangan yang berkaitan dengan masalah uokum maka audit akan dilakukan dalam waktu maksimal 3 x 24 jam dengan mengambil contoh salah satunya dari hasil rekap sementara.
11. Hasil audit akan dilaporkan kepada : Leader MR, Sub Komite Rekam Medik, COO, Medical Manager.

Contoh Prosedur Audit Operasional Rumah Sakit

 

1. Menetapkan scope pemeriksaan audit sesuai dengan audit program yang telah dibuat oleh KU Internal Audit.
2. KU Internal Audit menyampaikan pemberitahuan 1 minggu sebelumnya ke unit yang akan dilakukan audit (auditee).
3. Internal Audit melakukan pertemuan awal dengan pihak auditee dalam bentuk opening meeting atau pertemuan lainnya.
4. KU dan staff Internal Audit melaksanakan program audit.
5. Auditee menjawab pertanyaan dan menyiapkan dokumen.
6. Staff internal audit membuat kertas kerja pemeriksaan berdasarkan hasil pemeriksaan sebagai bukti bahwa unit telah dilakukan pemeriksaan dan dilampirkan copy dokumen terkait.
7. Staff internal audit membuat draft report hasil pemeriksaan untuk selanjutnya diserahkan kepada KU internal audit untuk dilakukan review.
8. KU internal audit melakukan verifikasi ke unit auditee berkenaan dengan draft report hasil pemeriksaan audit dalam bentuk closing meeting atau pertemuan lainnya
9. Draft report yang telah diverifikasi dibuatkan final report.
10. Final report yang merupakan hasil akhir pemeriksaan selanjutnya dilaporkan kepada konsultan manajemen dan direktur eksekutif.
11. Final report kemudian dilakukan klarifikasi oleh direktur eksekutif, konsultan manajemen kepada auditee di depan internal audit.
12. Berdasarkan hasil klarifikasi, auditte merencanakan tindakan korektif yang dituangkan kedalam final report oleh unit auditee.
13. Berdasarkan tindakan korektif yang dibuat auditte, pihak internal audit melakukan verifikasi terhadap rencana tindakan korektif tersebut.
14. Berdasarkan hasil verifikasi oleh internal audit, jika dinyatakan selesai maka kasus ditutup dan dokumen di file.

Perencanaan Audit SDM

Perencanaan audit SDM merupakan tahapan kegiatan audit yang sangat penting. Berhasil tidaknya audit SDM sangat ditentukan oleh seberapa baik perencanaan dan persiapan auditor sebelum pelaksanaan audit. Perencanaan yang baik akan membantu auditor untuk mengendalikan proses audit sehingga bisa berjalan lancar, efisien dan efektif.

Apa saja yang perlu dipersiapkan oleh seorang auditor sebelum melaksanakan tugasnya? Secara praktis pedoman dalam perencanaan suatu audit adalah dengan selalu mengikat kata tanya berikut : apa-siapa-mengapa-kapan-dimana-bagaimana. bertanyalah pada diri sendiri. Apa tujuan audit yang ingin dicapai dan apa saja objek-objek audit yang penting dan relevan yang perlu dicakup dalam program audit? Siapa auditee yang perlu diaudit atau dimintakan keterangan? Mengapa perlu memberikan penekanan pada objek audit tertentu? Objek audit mana saja yang perlu mendapat penekanan? Kapan proses audit dianggap sudah cukup? Dimana kegiatan pengelolaan SDM yang dapat memberikan informasi signifikan? Dimana kegiatan pengelolaan SDM yang dapat memberikan informasi signifikan? Bagaimana pendekatan audit yang tepat untuk setiap auditee yang berbeda karakteristik ?

Secara lebih spesifik perencanaan kerja seorang auditor sebelum melaksanakan audit minimal mencakup aspek-aspek sbb:

• Tujuan audit SDM
• Lingkup audit SDM
• Objek audit
• Alokasi waktu
• Metode audit
• Persiapan diri
• Format laporan

Tujuan Audit SDM

Audit is a goal oriented process. Audit adalah kegiatan yang berorientasi pada tujuan. Tujuannya adalah mencari nilai manfaat. Seorang auditor perlu memahami dan mengingat kebijakan dan tujuan audit sebelum dan selama proses audit, sehingga audit tidak menyimpang dari tujuan. Audit SDM sendiri bukanlah tujuan melainkan suatu instrumen untuk membantu mencapai tujuan. Tujuan audit SDM adalah membantu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi organisasi dalam perspektif SDM untuk memastikan tercapainya tujuan organisasi secara fungsional maupun secara keseluruhan, baik untuk saat ini maupun di masa depan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa audit SDM adalah suatu instrumen yang digunakan untuk membantu para pimpinan organisasi merealisasikan tugas dan tanggung jawabnya secara lebih baik melalui peran serta auditor sebagai mitra kerja dengan memberikan hasil penilaian dan rekomendasi atau advis perbaikan dalam perspektif sumberdaya manusia yang merupakan salah satu pilar pokok dalam sebuah organisasi.

Siapa yang perlu memahami tujuan audit SDM? Bukan saja auditor dan top management, auditee juga perlu memahaminya, sehingga diharapkan audit mendapat dukungan dari semua pihak dan dapat dihindari timbulnya ekses-ekses yang tidak dikehendaki misalnya adanya kesan auditor mencari-cari kesalahan atau terjadinya salah pengertian antara auditor dan auditee yang dapat berekalasi menjadi konflik dan menimbulkan persoalan baru, atau bahkan kerja auditor kurang memperoleh dukungan dari manajemen.

Lingkup Audit SDM

Lingkup audit adalah pembatasan objek-objek perhatian yang direncanakan akan diaudit dalam satu siklus audit. Mengapa seorang auditor perlu membatasi lingkup audit? Karena audit SDM sangat luas, bisa mencakup seluruh dimensi manajemen SDM. Bila auditor tidak membatasi perhatiannya, maka akan membuat proses audit menjadi tidak fokus dan kemungkinan observasi yang dilakukan auditor menjadi dangkal atau tidak tuntas dan hasilnyapun menjadi tidak berbobot. Disamping itu pembatasan lingkup audit didasari pertimbangan bahwa waktu dan kapasitas lingkup audit didasari pertimbangan bahwa waktu dan kapasitas yang dimiliki auditor dalam satu siklus audit sangat terbatas.

Bagaimana auditor menentukan lingkup audit? Pertama lingkup audit ditentukan berdasarkan prinsip prioritas. Suatu objek dipilih misalnya karena tengah menjadi issue sentral atau karena adanya permintaan khusus dari manajemen karena alasan tertentu atau karena telah di tentukan sebelumnya dalam program audit. Semakin banyak waktu dialokasikan untuk program audit SDM, semakin leluasa auditor memasukan lingkup audit dalam satu siklus audit.

Dengan lingkup audit yang berbatas maka memungkinkan auditor untuk membuat persiapannya lebih baik dan lebih fokus. Karena auditor cukup berkonsentrasi pada objek-objek yang tercakup dalam lingkup audit yang telah ditetapkan. SEbagai contoh, auditor telah menetapkan 4 fungsi manajemen SDM dalam lingkup audit : masalah lembur, rekruitmen, sistem penggajian dan penilaian karya. Maka konsentrasi persiapan auditor seharusnya lebih diarahkan pada objek-objek audit yang relevan dengan lingkup audit yang telah dipilih. Bila lingkup tidak ditetapkan sebelumnya dalam program audit berkala, maka auditor dapat menetapkan lingkup audit pada saat membuat persiapan audit.

Sumber  : Buku Audit SDM

Prosedur Audit Mutu Internal

1. TUJUAN

Prosedur ini menjelaskan sistem manajemen mutu ISO 9001-2008 ditetapkan, diimplementasikan dan dipelihara secara efektif, termasuk memenuhi peryaratan pelanggan dan atau persyaratan perundang – undangan.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur mencakup semua proses Audit Mutu Internal mulai dari penetapan jadwal audit, pelaksanaan, tindakan perbaikan dan pencegahan, vertifikasi sampai dengan pelaporan.

3. REFERENSI

ISO 9001:2008 Standard, Elemen 8.2.2, Audit Mutu Internal.

4. DEFINISI.

4.2    Auditor Internal tidak boleh melakukan Audit pada pekerjaan mereka atau bagian / departemen  mereka sendiri.

4.3      Auditor Internal pernah mengikuti pelatihan Audit Mutu ISO 9001-2008.

5. PROSES

5.1  Rencana Audit Mutu Internal.

5.1.1   Pelaksanan Audit Mutu Internal dikoordinir oleh Koodinator AMI.

5.1.2   Frekuensi kegiatan Audit Mutu Internal dilakukan minimal 1 kali per unit dalam satu tahun.

5.1.3  Jadwal audit mutu internal dibuat berdasarkan pentingnya proses dan bidang yang diaudit.

5.2   Jadwal Audit Mutu Internal.

5.2.1 Koordinator AMI membuat Jadwal Audit Mutu Internal berdasarkan pentingnya proses dan bidang yang diaudit, yang dituangkan di “ Formulir Jadwal Audit Mutu Internal (……………..)“.

5.2.3        Koodinator AMI mendistribusikan Jadwal audit Mutu Internal ke seluruh Bagian yang akan diaudit berdasarkan per periode pelaksanaan..

5.3  Persiapan  Audit Mutu Internal.

5.3.2           Sebelum pelaksanaan Audit Mutu Internal, Koodinator AMI dan anngota Tim AMI melakukan pertemuan untuk membahas hal-hal yang terkait dengan jadwal dan pelaksanaan audit mutu internal.

5.4  Pelaksanaan Audit Mutu Internal:

5.4.1       Kegiatan audit mutu internal dilaksanakan oleh Auditor Internal dengan metode wawancara kepada pemilik proses (diperbolehkan menggunakan Check Sheet sebagai alat bantu) dan melakukan verifikasi penerapan sistem mutu meliputi antara lain, yaitu:  pengendalian proses, pengendalian dokumen, kompetensi personel, material yang digunakan, alat/mesin yang digunakan untuk suatu proses produksi/jasa dan alat ukur termasuk kesesuaian persyaratan pelanggan, Standar ISO 9001:2008 dan atau persyaratan lainnya.

5.4.2       Bila terdapat ketidaksesuaian dicatat di “ Kertas Kerja Pemeriksaan ( KKP) “ Audit Mutu Internal”.

5.4.3       “ Kertas Kerja Pemeriksaan ( KKP) “  audit mutu internal  ditanda tangani oleh Auditor Internal dan  Audite.

Laporan hasil audit mutu internal.

Koodinator AMI akan mendistribusikan laporan hasil pelaksanaan Audit Mutu Internal kepada CEO, COO, Divisionel Head, Manager Departemen dan Kepala Unit.

Pelaksanaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan Audit Mutu Internal:

5.4.4   Urutan tindakan Perbaikan dan Pencegahan dituangkan kedalam “Formulir Penilaian Resiko“.

5.4.5  Analisa penyebab ketidaksesuaian dilaksanakan oleh Auditee dan atau bersama dengan Kepala Unit Departemen terkait.

5.4.6       Rencana tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan dilaksanakan oleh Auditee dan atau oleh personil terkait. Tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan tidak dibenarkan melewati batas waktu pelaksanaan yang telah ditentukan.

5.5  Vertifikasi hasil tindakan perbaikan dan pencegahan

5.5.1   Verifikasi hasil tindakan perbaikan dilaksanakan oleh Auditor. Hasil verifikasi dicatat di “ Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan “.

5.5.2       Koodinator AMI, akan mendistribusikan laporan hasil verifikasi tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan  kepada Top Management.

5.6  Laporan Verifikasi atas hasil tindakan perbaikan dan pencegahan

5.6.1       Koodinator AMI, akan mendistribusikan laporan hasil verifikasi tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan  dan status tindakan perbaikan dan pencegahan kepada CEO, COO dan Divisionel Head.

Kapan Sebaiknya Menyiapkan Program Audit

    Auditor internal harus menyiapkan program audit segera setelah survey pendahuluan. Namun program audit yang disiapkan dengan baik pun bisa saja tidak memuat hal-hal penting yang tidak disadari auditor sampai mereka kemudian melakukan pekerjaan lapangan. Jadi semua program audit harus dianggap tentatif sampai audit diselesaikan. Tentu saja, semua perubahan audit membutuhkan pengesahan seperti halnya program audit awal.

       Program pro forma yang digunakan pada audit berulang atas operasi yang sama, kadang-kadang berkembang selama periode beberapa tahun dan lambat laun diakomodasikan ke masalah yang dihadapi dalam pekerjaan lapangan. Program tersebut harus cukup fleksibel untuk mengakomodasi perubahan atau situasi-situasi yang tidak biasa. Pada waktu yang lain, program tersebut bisa dikembangkan terlebih untuk mendapatkan informasi-informasi tertentu di banyak kawasan atau untuk menyesuaikan diri dengan kondisi baru.

Komite Audit Dan Dewan Direksi

Komite audit seharusnya terdiri dari anggota anggota dewan yang mempunyai pengetahuan dan pengalaman bisnis organisasi. Mereka harus memilki ketrampilan untuk mengevaluasi control keuangan dan managemen, dan kemampuan, pengetahuan serta ketersedian  bertindak  untuk  kebaikan  organisasi  dan  stakeholders.  Mereka  harus mempunyai waktu yang cukup untuk mengetahui tentang organisasi sehingga mereka dapat mepertanyakan manajemen eksekutif dengan efektif.  Kegiatan audit internal professional adalah sumber informasi utama untuk dewan dan komite khususnya. Kegiatan tersebut memberikan jaminan efektifitas penugasan, risiko manajemen dan proses control internal, cakupan strategi, pasar, kredit, operasional dan risiko keuangan.

Komite audit dan tim audit internal perlu memelihara hubungan positif yang kuat.

Ketua audit eksekutif harus melaporkan temuan-temuannya kepada komite audit setiap defisiensi yang telah terdeteksi dan komite audit juga harus menyelidiki secara mendalam dari audit internal ke masalah kompleks. Kegiatan audit internal bersifat bertanggung jawab kepada komite audit dan bukan manajemen

Ketua audit eksekutif sebaiknya mengikuti pertemuan komite audit dan membahas charter, mengkaji perencanaan audit, persyaratan kepegawaian, temuan audit dan status implementasi rekomendasi. Komite audit harus menilai kinerja tim audit untuk mengkaji apakah kegiatan efektif dan manpu menjadi agen komite audit dalam organisasi. Komite audit juga dapat bertindak sebagai fasilitator antar audit internal, manajemen eksekutif dan auditor statutory untuk memastikan alokasi pekerjaan yang tepat dan memastikan tata kelola persahaan yang baik.

Sumber : Sawyers

KENAPA ORANG MELAKUKAN KEJAHATAN ?

      Kejahatan muncul sebagai akibat apabila individu tidak dapat mencapai tujuan-tujuan mereka melalui saluran-saluran Legal, dalam kasus demikian individu tersebut menjadi frustasi dan dapat mencoba untuk mencapai tujuan-tujuan mereka melalui saluran-saluran Ilegal (Agnew,1991;273).Upaya pencegahan hanya dengan control, yaitu dengan menerapkan internal control yang efektif untuk menekan adanya kesempatan (opportunity). Jarang yang fokus kepada pressure dan rasionalization. Tapi dengan internal control yang baik sekalipun, fraud tak bisa hilang sama sekali. Hanya bisa diminimalisir. Pertama karena tetap adanya kelemahan yang melekat (inherent) pada internal control system, kedua karena adanya pegawai yang memang tidak jujur atau berkolusi.