Narasumber Risk Management & Lean Hospital di Rumah Sakit BP Batam

     

Risk Management, pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit pada era global saat ini haruslah dapat menjamin tercapainya keselamatan pasien, oleh karena tanpa keselamatan pasien pelayanan kesehatan dapat dikatakan pelayanan yang tidak bermutu. Keselamatan pasien baru dapat dijamin atau diyakini tercapai apabila rumah sakit merubah paradigma pelayanan lama yang hanya berorientasi pada penyakit dengan paradigma pelayanan baru yaitu pelayanan berfokus pasien (Patient Centered Care). Selain itu rumah sakit yang ingin menjamin keselamatan pasiennya, haruslah melaksanakan manajemen risiko secara komprehensif. Rumah sakit perlu menyadarkan seluruh staf medis, keperawatan dan staf lain yang bertanggung jawab atas pelayanan pasien akan risiko yang mungkin terjadi terkait asuhan yang mereka berikan pada pasiennya. Sedangkan staf non klinis termasuk staf administrasi yang juga berpartisipasi dalam menunjang

pelayanan pasien harus pula ikut mengelola risiko yang terkait dengan keberhasilan pelayanan pasien. Dengan demikian, manajemen risiko di rumah sakit (Hospital Risk Management) terbagi menjadi dua kelompok pengelolaan yaitu manajemen risiko klinis (Clinical Risk Management) dan manajemen risiko non klinis (Corporate Risk Management). Manajemen risiko adalah merupakan pendekatan budaya organisasi di rumah sakit dalam mengupayakan keselamatan pasien, yang menghendaki setiap anggota organisasi berpartisipasi secara aktif. Manajemen risiko rumah sakit harus dimulai dengan kegiatan Asesmen risiko, yang dilakukan oleh semua unit kerja yang ada di rumah sakit, dengan melakukan identifikasi risiko melalui proses brain storming pada seluruh anggota unit tentang insiden apa saja yang mungkin terjadi pada unit mereka dengan menggunakan pendekatan berdasarkan area operasional, Finansial, SDM, Strategis, Legal Peraturan dan Teknologi. Selanjutnya melakukan analisa risiko dengan membuat matriks dari semua insiden yang telah didentifikasi yang mengalikan antara probabilitas insiden dengan dampak dari insiden, kegiatan ini akan menghasilkan peringkat risiko.Setelah didapat peringkat risiko maka dilakukan evaluasi risiko dengan melakukan prioritas risiko berdasarkan pertimbangan untung rugi dari setiap peringkat risiko, sehingga dapat diputuskan apakah risiko akan diambil atau dihindari. Pada akhirnya akan dilakukan pengelolaan risiko. Semua kegiatan diatas akan menghasilkan Risk Register yaitu Program pengelolaan risiko di rumah sakit, yang dibuat setiap tahun.

     Lean Management, dunia otomotif pada tahun 2008 dikejutkan dengan munculnya Toyota sebagai penjual mobil nomor satu dunia. Selanjutnya, pada tahun tahun berikutnya sampai saat ini, secara konsisten Toyota tetap mempertahankan pencapaian tersebut. Dengan prestasinya itu, Toyota – dengan Toyota Production Systemnya – telah membuktikan kepada dunia bahwa metode yang mereka pakai adalah metode yang terbaik. Belajar dari keberhasilan Toyota, seluruh industri di dunia kemudian mempelajari dan konsep Toyota Production System. Seluruh industri, termasuk industri pelayanan kesehatan, kemudian berusaha menerapkan konsep tersebut. Di dunia manufacturing, Toyota Production System disebut juga sebagai Lean Manufacturing. Sementara di dunia kesehatan, sebutannya adalah Lean Healthcare. Manfaat dari penerapan Lean pun langsung dirasakan. Sangat banyak publikasi yang menjabarkan keuntungan dan manfaat yang mereka peroleh setelah menerapkan konsep Lean, termasuk di dunia kesehatan. Secara definisi, Lean adalah konsep yang berasal dari Toyota Production System yang mempunyai tujuan : kualitas terbaik, biaya terendah, waktu terpendek,

keselamatan terbaik, moral tertinggi melalui upaya memperpendek alur produksi dengan cara menghilangkan berbagai waste (sampah / pemborosan) yang tidak berguna. Mengingat begitu besar manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan konsep Lean tersebut, maka sudah selayaknya upaya penerapan Lean di setiap industri, termasuk industri kesehatan, mendapat prioritas utama.

 

Contoh Prosedur Cuti Dokter

1. Dokter mengisi formulir cuti yang tersedia di Poliklinik, dengan isi sebagai berikut :

a. Tanggal Pengajuan

b. Nama Dokter

c. Bidang Spesialisasi

d. Tanggal Cuti

e. Alasan Pengambilan Cuti

f. Dokter Pengganti

g. Tanda Tangan Dokter yang Cuti dan tanda tangan dokter pengganti

2. Dokter menyerahkan formulir yang sudah diisi lengkap ke perawat yang selanjutnya diserahkan ke bagian pendaftaran.

3. Bagian Pendaftaran melaporkan kepada Manajer Medik untuk mendapatkan persetujuan.

Bagian Pendaftaran menginformasikan tentang jadwal cuti dokter di Morning Report.

Contoh Prosedur Pengurusan Surat Ijin Praktek (SIP) Dokter

 1. Departemen Legal wajib memfasilitasi pengurusan SIP untuk setiap dokter yang akan praktik dan/ atau perpanjangan izin bagi dokter yang sudah praktik di fasilitas kesehatan Rumah Sakit.

2. Setiap Dokter akan dimintai dokumen pendukung

        a. Asli legalisir STR yang diterbitkan KKI

        b. Surat keterangan dari Rumah Sakit bahwa dokter terkait menjalankan praktik di Rumah Sakit tersebut.

        c. Surat rekomendasi dari perhimpunan dokter yang berada di Subang untuk dokter spesialis atau dokter gigi spesialis.

      d. Surat rekomendasi dari Ikatan Dokter Indonesia (IDI).

     e. Pas Foto 3x4 sebanyak 5 (lima) lembar dan 2x3 sebanyak 2 (dua) lembar.

3. Departemen Legal bersama Formulir pengajuan SIP dan Dokumen Pendukung mengajukan permohonan kepada Kepala Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kabupaten/ Kota Setempat

4. Departemen Legal wajib membuat daftar Dokter yang melakukan praktik pada fasilitas kesehatan Rumah Sakit dan menempatkan daftar Dokter tersebut pada tempat yang mudah dilihat.

5. Perpanjangan SIP dilakukan 5 tahun sekali selama STR dokter terkait masih berlaku di fasilitas kesehatan Rumah Sakit.

Peran Case Manager (Manajer Pelayanan Pasien) Rumah Sakit

Manajer pelayanan pasien (Case Manajer) adalah seorang coordinator, fasilitator, pemberi advokasi, dan juga educator.  Manajer pelayanan pasien (Case Manajer) diangkat oleh direktur rumah sakit dan bertanggung jawab langsung kepada bertanggung jawab langsung kepada wakil direktur pelayanan medik.  Manajer pelayanan pasien bukan professional pemberi asuhan (PPA).  Manajer pelayanan pasien dalam pelaksanaan pelayanannya menggunakan pendekatan tim yaitu Profesional pemberi asuhan (PPA), pasien, sistem pendukung pasien(keluarga, teman, dsb), pembayar (asuransi).  Manager pelayanan pasien (Case Manger) menjalankan manajemen pelayanan pasien melalui proses kolaboratif untuk assesmen, perencanaan , fasilitasi, koordinasi pelayanan, evaluasi dan advokasi untuk opsi dan pelayanan bagi pemenuhan kebutuhan komprehensif pasien dan keluarganya melalui komunikasi dan sumber daya yang tersedia sehingga member hasil asuhan pasien yang bermutu dengan biaya yang efektif. Manajer pelayanan pasien (Case Manager)  harus memiliki kemampuan dalam berkomunikasi, mengkomunikasikan pikiran, perasaan, dan keinginan secara jujur kepada orang lain tanpa merugikan orang lain. Manajer pelayanan pasien (Case Manager) bisa mengatasi orang-orang maupun situasi yang sulit dengan tenang dan percaya diri. Untuk menjamin Manajer pelayanan pasien berperan dibidang advokasi serta mampu memperjuangkan yang terbaik bagi pasien, rumah sakit, dan para pelanggannya, harus mengikuti pelatihan. Manajer pelayanan pasien (Case Manager) harus siap untuk menjangkau staf klinis dalam tim Profesional Pemberi Asuahn (PPA) untuk memberikan advokasi dan dukungan. Manajer pelayanan pasien (Case Manager) harus memliki ketrampilan bernegosiasi sehingga ia adalah seorang negosiator yang andal. Harus mempunyai daya ingat yang tinggi dan mampu mengatasi stresdengan baik, bekerja secara aktif sesuai fungsi dan tujuannya. Manajer pelayanan pasien harus seorang yang berani mengambil risiko dan kerap dibarengi dengan kemauan mencari hal yang baru yang lebih memadai untuk tujuan memnuhi kebutuhan pasien.  Tujuh kompetensi inti manajer pelayanan pasien :

a. Konsep Manajemen pelayanan pasien 

b. Prinsip praktik Manager pelayanan pasien

c. Manajemen dan pelaksanaan pelayanan kesehatan

d. Reimbursement pelayanan kesehatan

e. Aspek Psikososial Asuhan pasien

f. Rehabilitasi

g. Pengembangan dan kemajuan profesi

Manager Pelayanan pasien adalah seorang perawat atau dokter.  Kualifikasi Pendidikan minimal S1 Ners, dokter, Memiliki pengalaman klinis sebagai professional pemberi asuhan (PPA minimal 3 tahun, memiliki pengalaman sebagai kepala ruangan minimal 2 tahun, atau untuk dokter memiliki pengalaman sebagai dokter ruangan 1 tahun.  Pelatihan yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan manajemen pelayanan pasien yakni : 

a.Pelatihan untuk meningkatkan pengetahuan klinis terkait dengan penyusunan dan penerapan standar prosedur operasional (SPO) pelayanan Kedokteran yang terdiri dari Panduan  Praktik klinik, Alur Klinis (Clinical Pathway) Algoritme , Protokol, Standing Order.  

b. Pelatihan Pelayanan Fokus pada pasien (PFP). 

c. Pelatihan tentang peransurasian , jaminan kesehatan nasional, dan INA-CBG’S

d. Pelatihan tentang perencanaan pulang (Discharge Planning) 

e. Pelatihan manajemen risiko

f. Pelatihan etika –legal 

g. Pelatihan soft skill seperti aspek psiko-sosio-kultural, komunikasi interpersonal

Aktifitas Manajer pelayanan pasien (Case Manager) adalah:

a. Melakukan Identifikasi pasien agar dapat memberikan intervensi manajemen pelayanan pasien

b. Melakukan kolaborasi dengan dokter dan pasien untuk mengindentifikasi hasil yang diharapkan dan mengembangkan suatu rencana manajemen pelayanan pasien

c. Memonitor intervensi yang ada relevansinya dengan rencana manajemen pelayananan pasien

d. Memonitor kemajuan pasien untuk mengetahui sejauh mana hasilnya bergerak kearah yang diharapkan

e. Menyarankan alternative intervensi praktis yang biayanya efisien

f. Mengamankan sumber-sumber klinis untuk mencapai hasil yang diharapkan

g. Membakukan jalur-jalur komunikasi dengan manajer departemn /bagian

h. Bagi pasien dan keluarga , MPP adalah analog dengan pemamndu wisata (tour guide) dalam berbagai perjalanan kegiatan pelayanaan dirumah sakit

Identifikasi /skrinning pasien, Asesemen untuk manajemen pelayanan pasien, Identifikasi masalah-resiko-kesempatan, perencanaan manajemen pelayanan pasien, pelaksanaan rencana manajemen pelayanan pasien, Monitoring, Fasilitasi, Koordinasi, komunikasi dan kolaborasi, Advokasi, Hasil pelayanan, dan terminasi manajemen pelayanan pasien adalah proses dalam manajemen pelayanan pasien

Identifikasi /skrinning pasien, Asesemen untuk manajemen pelayanan pasien, Identifikasi masalah-resiko-kesempatan,dilakukan kepada seluruh pasien. Perencanaan manajemen pelayanan pasien, pelaksanaan rencana manajemen pelayanan pasien, Monitoring, Fasilitasi, Koordinasi, komunikasi dan kolaborasi, Advokasi, Hasil pelayanan, dan terminasi manajemen pelayanan pasien dilakukan sesuai temuan. Pelaksanaan Manajemen pelayanan pasien didokumentasi didalam rekam medis pasien. Dokumentasi manager pelayanan pasien (Case manager) menggunakan formulir A (Awal) dan Formulir (Catatan Implementasi MPP).  Formulir A dicatat : Identifikasi /skrinning pasien, Asesemen untuk manajemen pelayanan pasien, Identifikasi masalah-resiko-kesempatan, perencanaan manajemen pelayanan pasien Identifikasi / skrinning pasien.  Formulir B dicatat : pelaksanaan rencana manajemen pelayanan pasien, Monitoring, Fasilitasi, Koordinasi, komunikasi dan kolaborasi, Advokasi, Hasil pelayanan, dan terminasi manajemen pelayanan pasien. Peran Manager pelayanan pasien (Case Manager) juga pada proses perencanaan pemulangan pasien. Pemulangan Pasien dimulai saat admisi rawat inap dan dilanjutkan pada hari berikutnya sesuai kebutuhan: Identifikasi pasien menyangkut potensi masalah yang mungkin dihadapi waktu pasien dipulangkan sehingga dapat disusun rencana mengatasi masalah sehingga proses pemulangan aman dan lancar. Identifikasi apakah pasien memerlukan kebutuhan sederhana atau kompleks untuk pemulangan atau transfernya; tidak membutuhkan pelayanan khusu dirumah dn juga tidak membutuhkan pelayan social, atau sebaliknya, tingkat ketergantuangan pada ADL (Ativity Dily Living) tinggi.  Susun rencana klinis asuhan pasien (dilakukan oleh PPA) dalam waktu 24 jam setelah masuk rawat inap) setelah asesemen lengkap, dengan metode IAR( Informasi, Analisis, Rencana), tetapkan sasaran. Koordinasikan proses pemulangan /transfer melalui kepemimpinan dan tanggung jawab pengoperan tugas pada tingkat ruangan. Perncanaanharus terintegrasi secara multidisplin.  Tetapkan tanggal yang diharapkan untuk pemulangan / transfer 24-48 jam setelah admisi . Diskusikan dengan PPA, pasie, Keluarga. Setiap hari lakukan review atau rencana klinis asuhan dan juga update EDD. Libatkan pasien dan keluarga ,pemberi asuhan dirumah untuk keputusan dan pilihan pelayanan, diedukasi dan dilatih , follow up setelah 1-3 hari pertama dirumah.

a. Rencanakan pelayanan sampai tujuh hari setelah pemulangan

b. Gunakan daftar titik (cek-list) 24-48 jam sebelum pemulangan 

c. Biasakan mempertimbangkan keputusan tentang rencana pemulangan pasien setipa hari

Manajemen pelayanan pasien bertujuan untuk :

a.Peningkatan mutu pelayanan

b. Peningkatan kepuasan pasien dan keluarga 

c. Peningkatan keterlibatan pasien dalam asuhan 

d. Peningkatan kepatuhan pasien dalam asuhan 

e. Peningkatan kualitas hidup pasien, 

f. Peningkatan kolaborasi interprofesional didalam tim PPA 

g. Penurunan tingkat asuhan

h. Penurunan waktu perawatan

i. Pencegahan hari rawat yang tidak perlu

j. Penurunan frekwensi, jenis, dan lama pemeriksaan yang tidak perlu 

k. Pengurangan tagihan yang tdiak perlu 

m. Penurunan readmisi, pengurangan kunjunag pasien yang sama ke IGD

n. Membantu proses evaluasi penerapan alur klinis (Clinical pathway)

Peran dan Tanggung Jawab Manager of Duty (MOD) di Rumah Sakit

Manager of Duty (MOD) bertanggung jawab kepada Direktur Rumah Sakit & Direktur Pengembangan Keperawatan & Layanan Klinis atas kinerja dan pemberian layanan Rumah Sakit setelah jam kerja sesuai dengan hasil yang disepakati termasuk target.  Manager of Duty (MOD) harus mampu menafsirkan kebijakan, membuat keputusan tepat waktu yang berdampak langsung pada perawatan pasien, memastikan komunikasi dan kolaborasi yang tepat waktu dan efektif antar departemen, dan memberikan pengawasan operasional di seluruh Rumah Sakit setelah jam kerja.  Ia akan menjadi penghubung administratif dengan pasien, keluarga, karyawan, profesional medis, dan pelanggan eksternal. Ia akan melakukan tugas terkait yang diberikan oleh Direktur Rumah Sakit dan / atau Direktur Pengembangan Keperawatan & Layanan Klinis.

Pedoman Manager of Duty

NO	KATEGORI	JENIS YANG DIPANTAU
1	Asuhan Keperawatan	Kelengkapan SAK (Pengkajian, Diagnosa, Tindakan dan evaluasi)
2	Pasien	Pasien Baru Pasien pindahan Alat Bantu yang dipakai pasien : Oksigen, NGT, Katheter, Ventilator,  dll
3	Komunikasi	Penjelasan kepada pasien tentang fasilitas, rencana tindakan dll Perawat memperkenalkan diri kepada pasien Handover (serah terima antar perawat) – Form Handover Delegasi tugas dari PJ kepada pelaksana, Bagian Gizi dll
4	Ketenagaan	Jumlah Perawat Jumlah Assisten Perawat Sistem pembagian tugas Kerapihan Uniform Perawat dan Ass. Perawat Penanggung jawab Shift Tenaga Ambulance Perawat On Call Perawat yang terencana pulang malam
5	Fasilitas dan Lingkungan	Nurse Station bersih, rapi Toilet Perawat bersih dan rapi Gudang peralatan bersih dan rapi Kursi roda bersih siap pakai Kamar / Bed pasien kosong siap pakai (periksa 1-2 kamar / bed kosong) ® Lampu Dan AC dalam keadaan mati. Test  bel pasien, telepon dll Ruang makan dan dapur dalam keadaan bersih dan rapi Gudang  Kotor (Dirty Utility) bersih dan rapi Brancar bersih dan rapi (laken bersih) Troly obat, troly makan bersih dan rapi
6	Peralatan	Inventori Emergency Troly Kebersihan alat ECG dan pencatatannya Tabung Oksigen siap pakai Tensimeter, Oksimetri, Infus Pump, Syringe Pump dll (dalam keadaan siap pakai) Paket GV, Angkat Jahit, Kasa dll (alat-alat yang dikirim ke CSSD) Pagar Bed untuk keamanan pasien
7	Prosedur	Prosedur –prosedur keperawatan Prosedur yang berkaitan dengan keperawatan (apakah perlu di Up Date/ Revisi )
8	Pemantauan laporan kejadian (incident report)	Kejadian Jatuh (Fall) Medication Error Kejadian luka decubitus (Luka tekan akibat tirah baring) Analisa laporan kejadian
9	Administrasi dan keuangan	Pasien melarikan diri Pasien pulang/meninggal bermasalah administrasi
10	Lain-lain	Dokter sulit dihubungi Dokter tidak visite

Contoh Tugas Direktur Rumah Sakit

 

1. Melaksanakan tugas pelayanan kesehatan sesuai dengan kebijaksanaan yang digariskan oleh Pemerintah dan Perusahaan;
2. Menetapkan, mengarahkan, mengkoordinir serta mengawasi pelaksanaan pokok pelayanan kesehatan di Rumah Sakit guna mencapai tujuan yang ditetapkan;
3. Merencanakan pengembangan operasional pelayanan kesehatan, kesiapan sumber daya manusia strategi pemasaran, kesiapan bidang umum, administrasi, dan keuangan rumah sakit sesuai dengan peraturan yang berlaku serta sejalan dengan kebijakan yang telah dibuat;
4. Merencanakan pengembangan rumah sakit serta mengajukan rencana program investasi kepada Perusahaan;
5. Memberikan perencanaan operasional Medik dan non Medik rumah sakit tiap akhir tahun sebelumnya, serta mempresentasikannya kepada Perusahaan pada akhir tahun sebelumnya;
6. Memimpin dan mengurus rumah sakit sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan dengan senantiasa berusaha meningkatkan daya guna dan hasil guna;
7. Memelihara dan mengelola kekayaan rumah sakit sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
8. Mewakili rumah sakit di dalam dan di luar pengadilan;
9. Melaksanakan kebijakan pengembangan usaha dalam mengelola rumah sakit sebagaimana yang telah digariskan oleh Pemerintah Daerah;
10. Memperhatikan pengelolaan rumah sakit dengan berwawasan lingkungan;
11. Menyiapkan Rencana Strategi Bisnis dan Rencana Bisnis Anggaran Tahunan;
12. Mengadakan dan memelihara pembukuan serta administrasi rumah sakit sesuai dengan kelaziman yang berlaku; dan Menyiapkan laporan tahunan dan laporan

Contoh Prosedur Penanganan Code Blue Rumah Sakit

 1.Petugas pertama yang menemukan penderita yang pingsan, langsung menilai keadaan lingkungan sekitar apakah aman untuk sipenderita maupun untuk sipenolong (Danger)

2.Cek kesadaran si penderita dengan memanggil   nama / panggilan ( Bapak, Ibu, dll )dan menggoyangkan bahu sambil menekan otot trapezius

3.Jika penderita tidak ada respon, segera minta bantuan kepada orang lain dengan berteriak “arrest” dan/atau menekan bell emergency - bila memungkinkan

4. Petugas pertama meminta perawat/petugas lain untuk mengaktifkan “kode biru” (lihat  SOP Basic Life Support)

5. Mengaktifkan Kode Biru dengan menelpon ke pesawat  2222 dan menyebutkan nama  kepada operator untuk didokumentasikan :

Tipe kode emergecy tentang :” kode biru”

Lokasi terjadinya emergency: lantai _____ Kamar ______

Identitas si penelepon.

6. Menulis di Auditing form (Log)  sesuai yang dilaporkan oleh petugas kedua, dan mengulanginya.   

Mengaktifkan kode biru dengan menggunakan ”paging”  yang mengatakan .....” kode biru,  di lantai .....kamar......” .diulang sebanyak 3 kali.    

7. Setelah mendengar paging kode biru, Tim Kode Biru langsung menuju area kejadian (lihat SOP  Advance Life  Support)

8. Ketika mendengar paging kode biru, petugas security yang ada disektar kejadian  segera mengambil Defibrilator di  unit terdekat (lihat lampiran

9. Apabila nomor pesawat telpon 5555 tidak berfungsi, maka nomor alternatif lainnya adalah :   1375 (sentral monitor) dan  b.   1410 ( sentral operator telpon)

10. Memastikan bahwa kode biru sudah diaktifkan dengan cara mendengar  ”paging”.  Jika ”paging” tidak aktif, petugas kedua segera menelpon unit Intensive Care ke pesawat 4321/321/442

Contoh Prosedur Kontrak Klinis dengan dokter spesialis

A.    Komite Medis
1.    Identifikasi kebutuhan pelayanan pasien 
Keterangan :
Proses identifikasi kebutuhan pelayanan pasien didasarkan kepada kebutuhan pasien dengan melihat demografi penyakit yang sering mucul dan melakukan pengobatan di Rumah Sakit  
2.    Cari referensi dokter spesialis yang sesuai dengan demografi penyakit yang sering muncul dan sesuai dengan kebutuhan rumah sakit
3.    Ajukan permohonan jadwal kredensial beserta referensi dokter yang akan diajak kerja sama ke Ketua Komite Medis untuk diteruskan ke Direktur rumah sakit
4.    Hubungi dokter spesialis yang akan diajak kerjasama dan informasikan tentang penawaran kerja sama pelayanan di Rumah Sakit. Keterangan :
       a.    Bila dokter spesialis tersebut tidak tertarik untuk kerja sama dengan Rumah Sakit, Informasikan ke Ketua Komite Medis terkait hasil penawaran        kerja sama
        b.    Bila dokter spesialis tersebut tertarik untuk bekerja sama, maka :
       1)    Informasikan persyaratan yang harus disiapkan terkait penerimaan staf klinis, seperti : 
              a)    Curiculum Vitae (CV)
              b)    Ijazah
              c)    Surat Izin Praktek (SIP)
              d)    Surat Tanda Registrasi (STR)
              e)    Dokumen penting lainnya

        2)    Informasikan terkait ketentuan atau proses penerimaan staf klinis
5.    Terima file dokter spesialis yang akan diajak kerja sama
6.    Buat jadwal pertemuan wawancara antara Komite Medis dan dokter spesialis yang akan diajak bekerja sama
7.    Serahkan berkas dokter spesialis yang akan diajak kerja sama ke HRD rumah sakit

B.    HRD & GA
1.    Terima file pengajuan penerimaan staf klinis dari Komite Medis
2.    Koordinasi dengan tim kredensial terkait kredensial calon dokter spesialis yang akan diajak kerja sama
3.    Terima hasil kredensial calon dokter spesialis yang akan diajak kerja sama dari tim kredensial staf medis
Keterangan :
Jika calon dokter spesialis yang akan diajak kerja sama sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan, buat surat terkait rekomendasi penerimaan dokter spesialis tersebut
4.    Buat surat perjanjian karya medik
Informasikan kepada dokter spesialis yang akan diajak kerja sama terkait

Manajemen informasi – rekam medis untuk Klinik

Standar

3.1.            Kebutuhan data dan informasi asuhan  bagi petugas kesehatan, pengelola sarana, dan pihak terkait di luar organisasi dapat dipenuhi melalui proses yang baku.

Kriteria

1.4.1.      Ada pembakuan kode klasifikasi diagnosis, kode prosedur, simbol, dan istilah yang dipakai

Pokok Pikiran:

• Standarisasi terminologi, definisi, kosa kata dan penamaan  perlu dilakukan untuk kebutuhan pelayanan dan pembandingan data dan informasi baik di dalam maupun di luar klinik (klinik rujukan). Keseragaman penggunaan kode diagnosa dan kode prosedur/tindakan mendukung proses pengumpulan dan analisis data.
• Singkatan dan simbol juga distandarisasi dan termasuk daftar “yang tidak boleh digunakan“. Standarisasi tersebut konsisten dengan standar lokal dan nasional yang berlaku.

 Elemen Penilaian:

1. Terdapat standardisasi kode klasifikasi diagnosis dan terminologi lain yang konsisten dan sistematis
2. Terdapat standarisasi kode klasifikasi diagnosis dan terminology yang disusun oleh klinik (minimal untuk 10 besar penyakit)
3. Dilakukan pembakuan singkatan-singkatan yang digunakan dalam pelayanan sesuai dengan standar nasional atau lokal 

Kriteria

3.4.2. Petugas memiliki akses informasi sesuai dengan kebutuhan dan tanggungjawab pekerjaan

Pokok Pikiran:

• Berkas rekam medis pasien adalah suatu sumber informasi utama mengenai proses asuhan dan perkembangan pasien, sehingga merupakan alat komunikasi yang penting. Agar informasi ini berguna dan mendukung asuhan pasien keberlajutan, maka perlu tersedia selama pelaksanaan asuhan pasien dan setiap saat dibutuhkan, serta dijaga selalu diperbaharui (up to date).
• Catatan medis keperawatan dan catatan pelayanan pasien lainnya tersedia untuk semua praktisi kesehatan pasien tersebut.Kebijakan klinik mengidentifikasi praktisi kesehatan mana saja yang mempunyai akses ke berkas rekam medis pasien untuk menjamin kerahasiaan informasi pasien.

Elemen Penilaian:

1. Ditetapkan kebijakan dan prosedur akses petugas terhadap informasi medis
2. Akses petugas terhadap informasidilaksanakan sesuai dengan kebutuhan tugas dan tanggung jawab dalam pelayanan
3. Akses petugas terhadap informasi dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan prosedur
4. Hak untuk mengakses informasi tersebut mempertimbangkan tingkat kerahasiaan dan keamanan informasi

Kriteria

3.4.3.      Adanya sistem yang memandu penyimpanan dan pemrosesan rekam medis

Pokok Pikiran:

• Klinik menetapkan dan melaksanakan suatu kebijakan yang menjadi pedoman retensi berkas rekam medis pasien dan data serta informasi lainnya.Berkas rekam medis klinis pasien, serta data dan informasi lainnya disimpan (retensi) untuk suatu jangka waktu yang cukup dan mematuhi peraturan dan perundang-undangan yang berlaku guna mendukung asuhan pasien, manajemen, dokumentasi yang sah secara hukum, riset dan pendidikan.Kebijakan tentang penyimpanan (retensi) konsisten dengan kerahasiaan dan keamanan informasi tersebut.Ketika periode retensi yang ditetapkan terpenuhi, maka berkas rekam medis klinis pasien dan catatan lain pasien, data serta informasi dapat dimusnahkan dengan semestinya.

 Elemen Penilaian:

1. Klinik mempunyai rekam  medis bagi setiap pasien dengan metoda identifikasi yang baku untuk mencegah terjadinya salah identifikasi
2. Sistem pengkodean, penyimpanan, dan dokumentasi memudahkan petugas untuk menemukan rekam  pasien tepat waktu maupun untuk mencatat pelayanan yang diberikan kepada pasien
3. Ada kebijakan dan prosedur penyimpanan berkas rekam medis dengan kejelasan masa retensi sesuai peraturan perundangan yang berlaku.

Kriteria

3.1.4.      Rekam  berisi informasi yang memadai dan dijaga kerahasiaan tentang identifikasi pasien, dokumentasi prosedur kajian, masalah, kemajuan pasien dan hasil asuhan

Pokok Pikiran:

• Kelengkapan isi rekam medis diperlukan untuk menjamin kesinambungan pelayanan, memantau kemajuan respons pasien terhadap asuhan yang diberikan.Klinik menetapkan kebijakan dan prosedur kelengkapan rekam medis.

• Klinik wajib menjaga privasi dan kerahasiaan data serta informasi dan secara khusus dalam menjaga data dan informasi yang sensitif. Keseimbangan antara berbagi (sharing) data dan kerahasiaan data diatur. Klinik menetapkan tingkat privasi dan kerahasiaan yang dijaga untuk kategori beragam informasi (misalnya : rekam medis pasien, data riset dan lainnya)

Elemen Penilaian:

1. Isi rekam medis mencakup diagnosis, pengobatan, hasil pengobatan, dan kontinuitas asuhan yang diberikan
2. Dilakukan penilaian dan tindak lanjut kelengkapan dan ketepatan isi rekam medis
3.  Tersedia prosedur menjaga kerahasiaan rekam medis

Manajemen Keamanan Lingkungan Klinik

Standar

3.1.      Lingkungan pelayanan mematuhi persyaratan hukum, regulasi dan perijinan yang berlaku.

Kriteria

3.5.1. Lingkungan fisik klinik, instalasi listrik, air, ventilasi, gas dan sistim lain yang dipersyaratkan diperiksa secara rutin, dipelihara, dan diperbaiki bila perlu

Pokok Pikiran:

• Untuk menjamin keamanan pasien/keluarga yang berkunjung ke klinik, perlu dilakukan monitoring secara rutin, pemeliharaan, dan perbaikan bila terjadi kerusakan pada fisik bangunan klinik termasuk di dalamnya instalasi listrik, air, ventilasi, gas, dan sistem lain. Pemantauan, pemeliharaan, dan perbaikan dipandu oleh kebijakan dan prosedur, dan dilakukan oleh petugas yang kompeten.

 Elemen Penilaian:

1. Kondisi fisik lingkungan klinik dipantau secara rutin.
2. Instalasi listrik, kualitas air, ventilasi, gas dan sistem lain yang digunakan dipantau secara periodic oleh petugas yang diberi tanggung jawab
3. Tersedia sarana untuk menangani  masalah listrik/api apabila terjadi kebakaran
4. Tersedia kebijakan dan prosedur inspeksi, pemantauan, pemeliharaan dan perbaikan
5. Inspeksi, pemantauan, pemeliharaan, dan perbaikan alat dilakukan sesuai dengan prosedur dan jadual yang ditetapkan
6. Dilakukan dokumentasi pelaksanaan, hasil dan tindak lanjut inspeksi, pemantauan, pemeliharaan dan perbaikan yang telah dilakukan.

Kriteria

1.5.2.      Inventarisasi, pengelolaan, penyimpanan dan penggunaan bahan berbahaya serta pengendalian dan pembuangan limbah berbahaya dilakukan berdasarkan perencanaan yang memadai

Pokok Pikiran:

• Klinik mengidentifikasi dan mengendalikan secara aman bahan dan limbah berbahaya . Bahan berbahaya dan limbahnya tersebut meliputi bahan kimia, bahaN, gas dan uap berbahaya serta limbah medis dan infeksius lain sesuai ketentuan. Klinik harus menyusun rencana pengendalian bahan dan limbah berbahaya dan menetapkan proses untuk :

• inventarisasi bahan dan limbah berbahaya;
• penanganan, penyimpanan dan penggunaan bahan berbahaya;
• pelaporan dan investigasi dari tumpahan, paparan (exposure) dan insiden lainnya;
• pembuangan limbah berbahaya yang benar;
• peralatan dan prosedur perlindungan yang benar pada saat penggunaan, ada tumpahan (spill) atau paparan (exposure);
• pendokumentasian, meliputi setiap izin dan perizinan/lisensi atau ketentuan persyaratan lainnya;
•  pemasangan label yang benar pada bahan dan limbah berbahaya.

Elemen Penilaian:

1. Ditetapkan  kebijakan dan prosedur inventarisasi, pengelolaan, penyimpanan dan penggunaan bahan berbahaya
2. Ditetapkan kebijakan dan prosedur pengendalian dan pembuangan limbah berbahaya
3. Dilakukan pemantauan, evaluasi dan tindak lanjut terhadap pelaksanaan kebijakan dan prosedur  penanganan bahan berbahaya
4. Dilakukan pemantauan, evaluasi dan tindak lanjut terhadap pelaksanaan kebijakan dan prosedur penanganan limbah berbahaya.

Kriteria

1.5.3.       Perencanaan dan pelaksanaan program yang efektif untuk menjamin keamanan  lingkungan fisik dikelola oleh petugas yang kompeten

Pokok Pikiran:

• Untuk mengelola risiko di lingkungan dimana pasien dirawat dan staf bekerja memerlukan perencanaan. Rencana tahunan dalam mengelola lingkungan perlu disusun meliputi:

• Keselamatan dan Keamanan. Keselamatan adalah suatu keadaan tertentu dimana gedung, halaman, tempat parkir, dan peralatan klinik tidak menimbulkan bahaya atau risiko bagi pasien, staf dan pengunjung. Keamanan adalah proteksi dari kehilangan, pengrusakan dan kerusakan, atau akses serta penggunaan oleh mereka yang tidak berwenang
• Bahan berbahaya, yang meliputi: penanganan, penyimpanan dan penggunaan bahan berbahaya lainnya harus dikendalikan dan limbah bahan berbahaya dibuang secara aman.
• Manajemen emergensi, yaitu tanggapan terhadap wabah, bencana dan keadaan emergensi direncanakan dan efektif
• Pengamanan kebakaran: klinik wajib melindung properti dan penghuninya dari kebakaran dan asap.
• Peralatan medis: untuk mengurangi risiko, peralatan dipilih, dipelihara dan digunakan sesuai dengan ketentuan.
• Sistem utilitas, meliputi listrik, air dan sistem pendukung lainnya dipelihara untuk meminimalkan risiko kegagalan pengoperasian

• Rencana tersebut didokumentasikan dan di up-date yang merefleksikan keadaan keadaan terkini dalam lingkungan klinik.  Rencana tersebut dikaji dan dilakukan update secara reguler melalui proses yang baku

 Elemen Penilaian:

1. Ada rencana program untuk menjamin lingkungan fisik yang aman
2. Ditetapkan petugas yang bertanggungjawab dalam perencanaan dan pelaksanaan program untuk menjamin lingkungan fisik yang aman
3. Program tersebut mencakup perencanaan, pelaksanaan, pendidikan dan pelatihan petugas, pemantauan, dan evaluasi
4. Dilakukan monitoring, evaluasi dan tindak lanjut terhadap pelaksanaan program tersebut.

Manajemen Sumber Daya Manusia Klinik

Standar

3.1.            Terdapat proses rekrutmen, retensi, pengembangan dan pendidikan berkelanjutan tenaga klinis yang baku.

Kriteria

3.7.1. Penilaian dan evaluasi kompetensi tenaga klinis dilakukan melalui proses kredensial tenaga yang efektif

Pokok Pikiran:

• Untuk menjamin pelayanan klinis dilakukan oleh tenaga yang kompeten, maka klinik perlu menetapkan kebijakan dan prosedur kredensial yang meliputi penilaian kompetensi petugas klinis, termasuk persyaratan sertifikasi, lisensi dari petugas klinis tersebut, dan upaya untuk peningkatan kompetensi, untuk memenuhi kecukupan kebutuhan tenaga klinis.

 Elemen Penilaian:

1. Ada penghitungan kebutuhan tenaga klinis di klinik dengan persyaratan kompetensi dan kualifikasi.
2. Ada  cara  menilai kualifikasi tenaga  untuk memberikan pelayanan yang sesuai dengan kewenangan
3. Dilakukan proses kredensial yang mencakup sertifikasi dan lisensi
4. Ada upaya untuk meningkatkan kompetensi tenaga klinis agar sesuai persyaratan dan kualifikasi

Kriteria

1.7.2.      Adanya proses yang menjamin kesesuaian antara pengetahuan dan keterampilan tenaga  dengan kebutuhan pasien

Pokok Pikiran:

• Agar pasien memperoleh asuhan klinis sesuai dengan kebutuhan dan dilaksanakan dengan optimal, perlu dilayani oleh tenaga klinis yang kompeten sesuai dengan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan. Klinik perlu melakukan penilaian kinerja tenaga klinis dan menyusun dan menerapkan rencana untuk peningkatkan kompetensi tenaga klinis dalam memberikan asuhan pada pasien. Tenaga klinis mempunyai kewajiban untuk ikut berperan serta dalam meningkatkan kinerja tenaga kesehatan dan mutu pelayanan klinis.

Elemen Penilaian:

1. Dilakukan evaluasi kinerja tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan klinis secara berkala sesuai dengan kompetensi dalam memberikan pelayanan klinis
2. Dilakukan analisis dan tindak lanjut terhadap hasil evaluasi agar dapat memberikan pelayanan klinis sesuai dengan pengetahuan dan keterampilan yang dipersyaratkan
3. Tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan klinis berperan aktif dalam meningkatkan kompetensi dalam memberikan pelayanan klinis dan meningkatkan mutu pelayanan klinis

Kriteria

3.7.3.      Setiap tenaga  mendapat kesempatan mengembangkan ilmu dan ketrampilan yang diperlukan untuk meningkatkan mutu pelayanan bagi pasien

Pokok Pikiran:

• Dalam upaya peningkatan kompetensi dari tenaga kesehatan yang memberikan asuhan klinis, klinik perlu merencanakan, dan memberi kesempatan bagi tenaga klinis untuk meningkatkan kompetensi melalui pendidikan dan/atau pelatihan.

Elemen Penilaian:

1. Tersedia informasi mengenai peluang pendidikan dan pelatihan bagi tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan klinis
2. Ada dukungan dari manajemen klinik bagi tenaga kesehatan  untuk memanfaatkan peluang tersebut
3. Jika ada tenaga kesehatan yang mengikuti pendidikan atau pelatihan, dilakukan evaluasi penerapan hasil pelatihan di tempat kerja.
4. Dilakukan pendokumentasian pelaksanaan kegiatan pendidikan dan pelatihan yang dilakukan oleh tenaga kesehatan.

Kriteria

3.1.4.      Wewenang tenaga klinis  diuraikan dengan jelas dan dilaksanakan secara profesional dan legal dalam pelaksanaan asuhan 

Pokok Pikiran:

• Untuk menjamin bahwa asuhan dilakukan oleh tenaga kesehatan yang tepat dan kompeten, maka harus ada kejelasan tugas dan wewenang untuk tiap tenaga kesehatan yang memberikan asuhan klinis di klinik.Dalam kondisi tertentu, jika tenaga kesehatan yang memenuhi persyaratan tidak tersedia, maka dapat ditetapkan tenaga kesehatan dengan pemberian kewenangan untuk menjalankan asuhan klinis tertentu oleh pejabat yang berwenang.

Elemen Penilaian:

1. Setiap tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan klinis  mempunyai uraian tugas dan wewenang yang didokumentasikan dengan jelas
2. Jika tidak tersedia tenaga kesehatan yang memenuhi persyaratan untuk menjalankan kewenangan dalam pelayanan klinis, ditetapkan petugas kesehatan dengan persyaratan tertentu untuk diberi kewenangan khusus
3. Kepada tenaga kesehatan yang diberi kewenangan khusus tersebut, dilakukan penilaian  terhadap pengetahuan dan keterampilan yang terkait dengan kewenangan khusus yang diberikan
4. Dilakukan evaluasi dan tindak lanjut terhadap pelaksanaan uraian tugas dan wewenang bagi setiap tenaga kesehatan