Proses
bisnis di dalam siklus beserta dokumen dan catatan yang terkait
Ada enam fungsi yang
membentuk siklus persediaan dan pergudangan, diantaranya adalah:
1.
Proses Pembelian
Siklus ini dimulai dengan
permintaan bahan baku untuk produksi. Permintaan diawali oleh pegawai gudang
atau komputer jika persediaan mencapai tingkat yang ditentukan sebelumnya,
pemesanan dilakukan atas bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi pesanan
pelanggan, atau pemesanan diawali atas dasar perhitungan periodic oleh orang
yang berwenang.
2.
Menerima Bahan baku
Bahan baku yang diterima
harus diinspeksi kuantitas dan kualitasnya. Bagian penerimaan menghasilkan
laporan penerimaan yang menjadi dokumentasi penting sebelum pembayaran
dilakukan.baku
3.
Menyimpan
bahan baku
Sewaktu
bahan baku diterima, bahan baku tersebut disimpan di gudang sampai diperlukan
oleh bagian produksi.
4.
Menroses Barang
Porsi pemrosesan pada siklus
persediaan dan pergudangan sangat bervariasi. Penentuan jenis barang dan
kuantitas yang diproduksi biasanya berdasarkan pesanan tertentu dari pelanggan,
peramalan penjualan, tingkat persediaan barang jadi yang ditentukan lebih dulu,
dan volume produksi yang paling hemat.
5.
Menyimpan barang jadi
Setelah barang jadi selesai
dikerjakan bagian produksi, penyimpanan dilakukan di gudang sambil menunggu
pengiriman.
6.
Mengirim barang jadi
Tiap pengiriman atau
pengeluaran barang jadi harus di dukung dokumen pengiriman yang diotorisasi
dengan memadai.
7.
Berkas induk Persediaan Perpetual
Berkas induk persediaan
perpetual hanya memasukkan informasi mengenai jumlah unit persediaan yang
dibeli, dijual, dan disimpan, atau informasi mengenai biaya per unit.
E-Commerce mempengaruhi
pengelolaan persediaan
Salah-satu keuntungan utama
yang diberikan internet ke pengelolaan persediaan adalah memungkinkan klien
menyediakan deskripsi yang lebih luas mengenai persediaan produknya secara
seketika atau real time ke sekutu bisnis utama, termasuk pemasok dan pelanggan.
Informasi mengenai kuantitas persediaan yang ada, lokasi produk, dan unsure
persediaan penting lainnya akan membantu pemasok peserdiaan bekerja dengan
manajemen guna memonitor arus unsur persediaan.
Jenis-jenis dokumen dan
catatan
Dokumen dan catatan yang
terdapat dalam proses persediaan dan penyimpanan :
·
Jadwal
Produksi (Production Schedule)
Jadwal
produksi biasanya disiapkan secara berkala berdasarkan permintaan yang
diperkirakan untuk produk entitas.
·
Laporan
penerimaan ( receiving report)
Laporan
penerimaan mencatat penerimaan barang dari vendor.
·
Permintaan
bahan baku ( materials requisition)
Permintaan
bahan baku biasanya digunakan oleh perusahaan manufaktur untuk menelusuri bahan
baku selama proses produksi.
·
Arsip
induk persediaan ( inventory master file)
Arsip
induk persediaan berisi semua informasi penting yang terkait dengan persediaan
entitas,termasuk catatan perpetual
·
Informasi
data produksi ( production data information)
Dalam
perusahaan manufaktur, informasi produksi mengenai transfer barang dan
akumulasi biaya yang terkait di tiap produksi harus dilaporkan.
·
Laporan
akumulasi biaya dan varians ( cost accumulation and varians report)
Sebagian
besar system pengendalian persediaan dalam lingkungan manufaktur menghasilkan
laporan yang serupa dengan laporan akumulasi biaya dan varians. Bahan baku,
tenaga kerja, dan biaya overhead dibebankan ke persediaan sebagai bagian dari
proses pabrikasi.
·
Laporan
status persediaan ( inventory status report)
Laporan
status persediaan memperlihatkan jenis dan jumlah produk di tangan.
·
Order
pengiriman ( shipping order)
Dokumen
ini dibahas kembali di sini karena salinan dokumen ini digunakan untuk
memindahkan barang dari catatan persediaan perpetual.
Fungsi – fungsi utama
Manajemen
Persediaan
Fungsi
pada proses manajemen persediaan adalah otoritas aktivitas produksi dan
pemeliharaan persediaan pada tingkat yang tepat; pengeluaran permintaan
pembelian ke departemen pembelian
Gudang
bahan baku
Fungsi
gudang bahan baku adalah penjagaan atas bahan baku dan pengiriman bahan baku
kepada departemen pabrikasi
Pabrikasi
Fungsi
pabrikasi bertanggung jawab untuk menghasilkan produk.
Gudang
barang jadi
Fungsi
ini bertanggung jawab terhadap penyimpanan dan pengendalian atas barang jadi.
Akuntansi
biaya
Fungsi
ini bertanggung jawab untuk memastikan bahwa biaya telah dibebankan secara
tepat ke persediaan seiring dengan pemrosesan barang melalui fungsi pabrikasi.
Buku
besar
Tujuan
utama fungsi buku besar adalah untuk memastikan bahwa semua persediaan dan
biaya produksi diakumulasikan dengan benar, diklasifikasikan, dan dibuat
ihktisarnya di dalam akun buku besar.
Pemisahan
Tugas Kunci
Salah-satu
pengendalian yang terpenting dalam system akuntansi adalah pemisahan tugas yang
memadai. Oleh karena itu an gudang
persediaan seharusnya tidak boleh memiliki akses ke catatan catatan persediaan,
catatan akuntansi biaya atau buku besar.
Pemisahan
Tugas Kunci Pada Proses Pendapatan dan kemungkinan Kekeliruan atau kecurangan
|
|
Pemisahan
Tugas
|
Kemungkinan
kekeliruan atau kecurangan yang timbul dari konflik Penugasan
|
Fungsi manajemen persediaan
harus terpisah dari fungsi akuntansi biaya
|
Jika seseorang bertanggung
Jawab atas manajemen persediaan dan juga memiliki akses terhadap catatan akuntansi biaya,biaya
produksi dan persediaan dapat dapay dimanipulasi. Hal ini dapat mengarah pada
lebih saji atau kurang saji persediaan dan laba bersih.
|
Fungsi gudang persediaan
harus terpisah dari fungsi akuntansi biaya
|
Jika satu orang bertanggung
jawab melakukan pengendalian juga melakukan akuntansi persediaan, maka
memungkinkan adanya pengiriman yang tidak diotorisasi dapat dilakukan atau
pencurian barang-barang dapat ditutupi.
|
Fungsi Akuntansi biaya
harus dipisahkan dari fungsi buku besar
|
Jika satu orang
bertanggungjawab atas catatan persediaan dan juga buku besar, maka
memungkinkan orang tersebut menyembunyikan pengiriman yang tidak diotorisasi.
Hal ini akan menimbulkan pencurian barang yang akan mengarah pada lebih saji
persediaan
|
Fungsi Tanggung jawab
untuk pengawasan persediaan fisik harus terpisah dari manajemen persediaan dan
fungsi gudang persediaan
|
Jika seseorang memiliki
akses baik ke manajemen produksi atau fungsi gudang persediaan, juga
bertanggung jawab atas persediaan fisik, maka akan menimbulkan kemungkinan
kekurangan persediaan dan menutup kekurangan persediaan fisiknya tersebut
pada penyesuaian catatan akuntansi. Hal ini akan menimbulkan lebih saji dalam
persediaan.
|
Referensi :
¡ Arens,
Alvin & Loebbecke, JK, Auditing on integrated Approach,Prentice Hall
¡ Messier,
Glover & Prawitt, Auditing & Assurance Services A Systematic Approach.
¡ Standar
Profesional Akuntan Publik, 2001, Ikatan Akuntan Indonesia
Tidak ada komentar:
Posting Komentar