Audit Pembelian

Pengakuan Beban dan Kewajiban

 Beban adalah aliran keluar atau pemakaian lain aktiva suatu badan usaha atau pelunasan utangnya (atau kombinasi keduanya) yang berasal dari pengiriman atau pembuatan barang, penyerahan jasa, atau dari kegiatan lain yang merupakan kegiatan utama badan usaha.

Kewajiban adalah pengorbanan manfaat ekonomis yang akan timbul di masa yang akan dating yang disebabkan oleh kewajiban-kewajiban saat ini dari suatu badan usaha yang akan dipenuhi dengan menstransfer aktiva atau memberikan jasa kepada badan usaha lain di masa depan sebagai akibat dari transaksi-transaksi yang terjadi di masa lalu.

Topik-topik berikut yang terkait dengan proses pembelian :

·         Jenis-jenis transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruh

·         Jenis-jenis dokumen dan catatan

·         Fungsi-fungsi utama

·         Pemisahan tugas fungsi

Jenis-jenis Transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruh

Tiga jenis transaksi yang khususnya terdapat dalam proses pendapatan adalah :

·         Pembelian barang dan jasa secara tunai atau kredit

·         Pembayaran kewajiban yang timbul dari transkasi pembelian

·         Retur barang kepada pemasok secara tunai atau kredit

Proses pembelian mempengaruhi banyak akun dalam laporan keuangan. Akun yang paling berpengaruh secara signifikan oleh tiap jenis transaksi adalah sebagai berikut :

Jenis transaksi	Akun yang dipengaruhi
Transaksi pembelian	Utang usaha
	Persediaan
	Pembelian atau harga pokok penjualan
	Berbagai akun aktiva dan beban
Transaksi pengeluaran kas	Kas
	Utang usaha
	Diskon tunai
	Berbagai akun aktiva dan beban
Transaksi retur pembelian	Retur Pembelian
	Potongan Pembelian
	Utang usaha
	Berbagai akun aktiva dan beban

Jenis-jenis dokumen dan catatan

Dokumen dan catatan yang terdapat dalam proses pendapatan :

·         Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)

·         Pesanan Pembelian (Purchase Order)

·         Laporan Penerimaan (receiving report)

·         Faktur Vendor (Vendor Invoice)

·         Voucher

·         Register Voucher/Jurnal pembelian ( voucher register/purchases journal)

·         Buku besar pembantu utang usaha (Accounts payable subsidiary ledger)

·         Laporan vendor (vendor statement)

·         Cek (check)

·         Jurnal Pengeluaran kas/register cek ( cash disbursements journal/check register)

Permintaan Pembelian ( Purchase Requisition)

Merupakan dokumen permintaan barang atau jasa dari individual atau departemen yang berwenang dalam perusahaan.

Pesanan Pembelian (Purchase Order)

Dokumen ini mencantumkan deskripsi, kualitas, dan kuantitas, atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli

Laporan Penerimaan (Receiving Report)

Dokumen ini mencatat penerimaan barang.

Faktur Vendor (Vendor Invoice)

Dokumen ini merupakan tagihan dari vendor.

Voucher

Dokumen ini seringkali digunakan perusahaan untuk mengawasi pembayaran atas perolehan barang dan jasa.

Register Voucher /Jurnal Pembelian (Voucher Register/Purchases Journal)

Register voucher digunakan untuk mencatat voucher barang dan jasa.

Buku Besar Pembantu piutang usaha (Account Payable subsidiary)

Jika jurnal pembelian digunakan, buku besar pembantu mencatat transaksi dan saldo utang ke vendor.

Cek (Check)

Dokumen ini, yang ditandatangani oleh pegawai yang berwenang merupakan alat pembayaran barang atas jasa.

Jurnal Pengeluaran kas/register cek ( Cash Disbursement Journal/Check Register)

Jurnal ini mencatat pengeluaran yang dilakukan dengan cek.

Fungsi – fungsi utama

Tujuan pokok proses pembelian adalah memperoleh barang dan jasa pada harga yang terendah, dengan kualitas dan jasa yang sesuai dengan persyaratan dan menggunakan sumber dana kas untuk membayar barang dan jasa tersebut secara efektif.

Permintaan (Requisitioning)

Fungsi pertama pada proses pembelian adalah permintaan barang atau jasa oleh pegawai yang memiliki wewenang dari berbagai departemen atau area fungsional dalam entitas.

Pembelian (Purchasing)

Fungsi pembelian melaksanakan pesanan pembelian yang sudah diotorisasi.

Penerimaan (Receiving)

Fungsi penerimaan bertanggung jawab atas penerimaan, perhitungan, dan pemeriksaan barang yang diterima dari vendor.

Pemrosesan Faktur (Invoice Prosessing)

Departemen utang usaha memproses faktur untuk memastikan barang dan jasa yang diterima di catat sebagai aktiva atau beban bersamaan dengan pengakuan kewajiban yang timbul.

Pengeluaran (Disbursement)

Fungsi pengeluaran bertanggungjawab untuk menyiapkan dan menandatangani cek yang akan di bayarkan ke vendor.

Utang usaha ( Account Payable)

Departemen utang usaha bertanggung jawab untuk memastikan bahwa seluruh faktur vendor, pengeluaran kas, dan penyesuaian telah di catat dalam catatan utang usaha.

Buku Besar (General Ledger)

Tujuan utama dari fungsi buku besar sehubungan dengan proses pembelian adalah untuk memastikan bahwa seluruh pembelian, pengeluaran kas dan utang telah diakumulasikan, diklasifikasikan, dan diringkas pada akun-akun yang tepat.

Pemisahan Tugas Kunci

Salah-satu pengendalian yang terpenting dalam system akuntansi adalah pemisahan tugas yang memadai.  Oleh karena itu setiap individu yang terlibat dalam fungsi –fungsi permintaan, pembelian dan penerimaan harus terpisah dari fungsi-fungsi pemrosesan faktur, utang usaha, dan buku besar.

Pemisahan Tugas Kunci Pada Proses Pembelian dan kemungkinan Kekeliruan atau kecurangan
Pemisahan Tugas	Kemungkinan kekeliruan atau kecurangan yang timbul dari konflik Penugasan
Fungsi Pembelian harus terpisah dari fungsi permintaan dan penerimaan	Jika seseorang bertanggung Jawab atas fungsi permintaan, pembelian, dan penerimaan, dapat terjadi pembelian fiktif atau pembelian yang tidak diotorisasi. Hal ini dapat menyebabkan pencurian barang dan kemungkinan pembayaran untuk pembelian untuk pembelian yang tidak diotorisasi
Fungsi pemrosesan faktur harus terpisah dari fungsi utang usaha	Jika seseorang bertanggung jawab atas fungsi pemrosesan faktur dan utang usaha, transaksi pembelian dapat diproses dengan harga dan persyaratan yang salah, atau pengeluaran kas dilakukan untuk barang atau jasa yang belum diterima. Hal ini dapat menyebabkan kelebihan pembayaran barang dan jasa atau pencurian kas.
Fungsi pengeluaran harus terpisah dari fungsi utang usaha	Jika seseorang bertanggungjawab atas fungsi pengeluaran memiliki akses terhadap catatan utang usaha, cek yang didukung oleh dokumen fiktif dapat diterbitkan, dan transaksi yang tidak diotorisasi dapat di catat. Hal ini dapat menyebabkan pencurian kas entitas.
Fungsi utang usaha harus terpisah dari fungsi buku besar	Jika seseorang bertanggungjawab atas catatan utang usaha dan juga buku besar, orang tersebut dapat menyembunyikan penyimpangan yang biasanya dapat ditemukan dengan merekonsiliasi catatan pembantu dengan akun pengendali buku besar

Pemisahan Tugas Per Departemen atas fungsi Pembelian dan Utang Usaha
Fungsi Pembelian dan Utang Usaha	Departemen
	Pembelian	Penerimaan	Utang Usaha	Kasir		TI
Pembuatan dan persetujuan pesanan pembelian	X
Penerimaan, perhitungan, dan pemeriksaan barang yang dibeli		X
Penerimaan faktur vendor dan pencocokan dengan dokumen pendukung			X
Memberi kode (memeriksa) distribusi akun			X
Memperbaharui catatan utang usaha			X			X
Pembuatan cek vendor						X
Penandatanganan dan pengiriman cek vendor				X
Pembuatan register voucher						X
Rekonsiliasi register voucher dengan buku besar			X

Prosedur Pengendalian dan Pengujian Pengendalian – Transaksi Pendapatan

Perhatian auditor dalam menguji keterjadian transaksi pembelian adalah bahwa pembelian fiktif atau tidak terjadi telah dicatat dalam catatan klien. Jika transaksi kecurangan ini di catat, maka akan terjadi lebih saji aktiva atau beban

Asersi atas kelompok transaksi dan peristiwa untuk periode yang diaudit
Keterjadian	Seluruh transaksi dan peristiwa pembelian dan pengeluaran kas yang telah di catat telah terjadi dan terkait dengan entitas
Kelengkapan	Seluruh transaksi dan peristiwa pembelian dan pengeluaran kas yang seharusnya di catat telah di catat.
Otorisasi	Seluruh transaksi dan peristiwa pembelian dan pengeluaran kas telah diotorisasi dengan layak
Akurasi	Jumlah dan data lain sehubungan dengan transaksi dan peristiwa pembelian dan pengeluaran kas telah di catat dengan semestinya
Pisah batas	Seluruh transaksi dan peristiwa pembelian dan pengeluaran kas telah di catat pada periode akuntansi yang benar
Klasifikasi	Seluruh transaksi dan peristiwa pembelian dan pengeluaran kas telah di catat pada akun yang tepat.

Ringkasan Asersi, kemungkinan Salah saji, Prosedur Pengendalian, dan pengujian pengendalian atas transaksi Pendapatan
Asersi	Kemungkinan salah saji	Prosedur Pengendalian	Pengujian Pengendalian
Keterjadian	Pembelian di catat, barang atau jasa belum dipesan atau diterima	Pemisahan tugas Pembelian tidak di catat tanpa dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang disetujui Memperhitungkan urutan nomor laporan penerimaan dan voucher Pembatalan dokumen	·         Amati dan evaluasi pemisahan tugas yang pantas. ·         Uji sampel voucher untuk keberadaan pesanan pembelian dan dokumen penerimaan yang diotorisasi; jika aplikasi TI, periksa pengendalian aplikasi ·         Review dan uji prosedur klien atas penghitungan urutan nomor laporan penerimaan dan voucher; jika aplikasi TI, pemeriksaan atas pengendalian aplikasi ·         Periksa voucher yang telah dibayar dan dokumen pendukungnya atas indikasi pembatalan
Kelengkapan	Pembelian dilakukan tetapi tidak di catat	Memperhitungkan urutan nomor pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan voucher Laporan penerimaan sesuai dengan faktur vendor dan di catat dalam jurnal pembelian	·         Review dan uji prosedur klien atas penghitungan urutan nomor pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan voucher; jika aplikasi TI, periksa pengendalian aplikasi ·         Telusuri sampel laporan penerimaan ke faktur vendor dan voucher
Otorisasi	Pembelian barang atau jasa tidak diotorisasi Pembelian atas barang atau jasa pada harga atau persyaratan yang tidak diotorisasi	Persetujuan atas perolehan sesuai dengan otorisasi batas dana Permintaan pembelian dan pesanan pembelian disetujui Prosedur penawaran kompetitif dilakukan	·         Review otorisasi batas dana klien atas perolehan ·         Periksa permintaan pembelian atau pesanan pembelian atas persetujuan yang pantas; jika aplikasi TI digunakan atas pesanan otomatis, periksa pengendalian apllikasi ·         Review prosedur penawaran kompetitif klien
Akurasi	Faktur vendor tidak diberi harga yang tepat atau ada kesalahan perhitungan Transaksi pembelian tidak dibukukan dengan benar ke jurnal pembelian atau catatan pembantu utang usaha Nilai dalam jurnal pembelian tidak dibukukan dengan benar ke buku besar	Akurasi matematis atas faktur vendor diverifikasi Pesanan pembelian sesuai dengan laporan penerimaan dan faktur vendor atas produk, kuantitas dan harga Voucher direkonsiliasi ke daftar utang usaha harian Pembukuan harian ke jurnal pembelian di rekonsiliasi dengan pembukuan ke catatan pembantu Utang usaha Register voucher atau catatan pembantu piutang usaha direkonsiliasi kea kun pengendali buku besar Voucher direkonsiliasi dengan daftar utang usaha secara harian	·         Hitung kembali akurasi matematis faktur vendor ·         Cocokkan informasi pada sampel paket voucher atas produk, kuantitas, dan harga. ·         Periksa rekonsiliasi Voucher dengan laporan utang usaha harian ·         Periksa rekonsiliasi ayat-ayat dalam jurnal pembelian dengan ayat-ayat dalam catatan piutang usaha. ·         Review rekonsiliasi catatan pembantu dengan akun pengendali buku besar ·         Uji sampel rekonsiliasi harian
Pisah Batas	Transaksi pembelian dicatat pada periode yang salah	Seluruh dokumen penerimaan dikirim ke departemen utang usaha secara harian Keberadaan prosedur yang mensyaratkan pencatatan pembelian dengan segera setelah barang atau jasa diterima	·         Bandingkan tanggal pada dokumen penerimaan dengan  tanggal pada vouchernya. ·         Bandingkan tanggal pada voucher dengan tanggal pencatatan transaksi tersebut jurnal pembelian
Klasifikasi	Transaksi pembelian tidak diklasifikasikan dengan benar.	Bagan akun Persetujuan independent dan review akun yang dibebani oleh perolehan	·         Review jurnal pembelian dan buku besar atas kebenarannya ·         Periksa sampel voucher untuk ketepatan klasifikasi

Prosedur Pengendalian dan pengujian pengendalian – Transaksi Pengeluaran kas

Ringkasan asersi, kemungkinan salah saji, prosedur pengendalian, dan pengujian pengendalian atas transaksi penerimaan kas
Asersi	Kemungkinan salah saji	Prosedur Pengendalian	Pengujian Pengendalian
Keterjadian	Pengeluaran kas dicatat tetapi tidak dilakukan	Pemisahan tugas Laporan vendor di review secara independen dan direkonsiliasi ke catatan utang usaha Rekonsiliasi Bank bulanan dibuat dan di review setiap bulan	·         Amati dan evaluasi pemisahan tugas yang layak ·         Review prosedur klien atas rekonsiliasi laporan vendor. ·         Review rekonsiliasi Bank bulanan untuk indikasi penelaahan independen
Kelengkapan	Pengeluaran kas dilakukan tetapi tidak di catat	Sama dengan di atas Memperhitungkan urutan nomor cek Pengeluaran kas harian direkonsiliasi dengan pembukuan di catatan pembantu utang usaha.	·         Sama dengan di atas ·         Review dan uji prosedur klien atas urutan nomor cek ·         Review prosedur rekonsiliasi harian pengeluaran kas dengan pembukuan di catatan pembantu utang usaha
Otorisasi	Pengeluaran kas tidak di otorisasi	Pemisahan tugas Cek disiapkan hanya setelah seluruh dokumen sumber telah di setujui secara independen	·         Periksa indikasi persetujuan dalam paket voucher
Akurasi	Pengeluaran kas di catat dengan jumlah yang tidak benar Pengeluaran kas dibukukan ke kun vendor yang salah Jurnal pengeluaran kas tidak di ringkas dengan layak atau tidak dibukukan dengan benar kea kun buku besar	Laporan pengeluaran kas harian direkonsiliasi dengan cek yang diterbitkan Laporan vendor di rekonsiliasi dengan catatan utang usaha dan di review secara independen Rekening koran bulanan direkonsiliasi dan direview secara independent Laporan vendor di rekonsiliasi di review secara independen Jurnal pengeluaran kas bulanan sesuai dengan pembukuan di buku besar Catatan pembantu utang usaha direkonsiliasi dengan akun pengendali buku besar	·         Review dan uji rekonsiliasi ·         Review dan uji rekonsiliasi ·         Periksa rekonsiliasi bank bulanan untuk review bulanan ·         Review dan uji rekonsiliasi ·         Review pembukuan dari jurnal pengeluaran kas ke buku besar ·         Review rekonsiliasi
Pisah Batas	Pengeluaran kas dicatat pada periode yang salah	Rekonsiliasi secara harian atas cek yang diterbitkan dengan pembukuan di jurnal pengeluaran kas dan catatan pembantu utang usaha	·         Review rekonsiliasi harian ·         Review dan uji rekonsiliasi;
Klasifikasi	Pengeluaran kas dibebankan pada akun yang salah	Bagan akun Persetujuan indepeneden dan review akun buku besar pada paket voucher	·         Review jurnal pengeluaran kas atas kewajaran distribusi akun ·         Review kode akun buku besar pada paket voucher atas kewajarannya

Evaluasi Temuan Audit – Utang Usaha dan akun-akun terkait

Jika auditor telah menyelesaikan prosedur substantif yang direncanakan, kemungkinan salah saji (salah saji yang di proyeksikan ditambah cadangan bagi risiko pengambilan sampel) Utang usaha ditentukan dengan baik menggunakan teknik sampling statistic ataupun nonstatistik.  Contoh, salah saji dapat diterima Perusahaan A $885.000. Misalkan bahwa, setelah menyelesaikan prosedur substantif, auditor menetapkan bahwa kemungkinan salah saji adalah $ 250.000. Maka pada kasus ini, auditor dapat menyimpulkan bahwa utang usaha perusahaan A tidak salah saji secara material.

Referensi :

¡  Arens, Alvin & Loebbecke, JK, Auditing on integrated Approach,Prentice Hall

¡  Messier, Glover & Prawitt, Auditing & Assurance Services A Systematic Approach.

¡  Standar Profesional Akuntan Publik, 2001, Ikatan Akuntan Indonesia