Sistem Pencatatan dan Pelaporan Kejadian (Incident Report) Pada Rumah Sakit

Hampir setiap tindakan medik menyimpan potensi resiko. Banyaknya jenis obat, jenis pemeriksaan dan prosedur, serta jumlah pasien dan staf Rumah Sakit yang cukup besar, merupakan hal yang potensial bagi terjadinya kesalahan medis (medical errors). Menurut Institute of Medicine (1999), medical error didefinisikan sebagai: The failure of a planned action to be completed as intended (i.e., error of execusion) or the use of a wrong plan to achieve an aim (i.e., error of planning). Artinya kesalahan medis didefinisikan sebagai: suatu Kegagalan tindakan medis yang telah direncanakan untuk diselesaikan tidak seperti yang diharapkan (yaitu., kesalahan tindakan) atau perencanaan yang salah untuk mencapai suatu tujuan (yaitu., kesalahan perencanaan). Kesalahan yang terjadi dalam proses asuhan medis ini akan mengakibatkan atau berpotensi mengakibatkan cedera pada pasien, bisa berupa Near Miss atau Adverse Event (Kejadian Tidak Diharapkan/KTD). Sehingga diperlukan penerapan pencatatan dan pelaporan di Rumah Sakit.

Penerapan system pencatatan dan pelaporan di Rumah Sakit mempunyai tujuan:

• Mendapatkan data untuk memetakan masalah - masalah yang berkaitan dengan keselamatan pasien;
• Sebagai bahan pembelajaran untuk menyusun langkah langkah agar Kejadian Tidak Diharapkan yang serupa tidak terulang kembali;
• Sebagai dasar analisis untuk mendesain ulang suatu system asuhan pelayanan pasien menjadi lebih aman;
• Menurunkanjumlah insiden keselamatan pasien (KTD dan KNC);
• Meningkatkanmutu pelayanan dan keselamatanpasien.

Rumah Sakit mewajibkan agar setiap insiden keselamatan pasien dilaporkan kepada komite keselamatan pasien rumah sakit  Laporan insiden keselamatan pasien di Rumah Sakit bersifat:

• Non punitive (tidak menghukum);
• Rahasia;
• Independen;
• Tepa twaktu;
• Berorientasi pada system.

Pelaporan insiden keselamatan pasien menggunakan lembar Laporan Insiden Keselamatan Pasien yang berlaku di Rumah Sakit dan diserahkan kepada Komite Keselamatan Pasien Rumah Sakit. Bagian/unit mencatat kejadian IKP di buku pencatatan IKP masing-masing.
 
Laporan insiden keselamatan pasien tertulis secara lengkap diberikan kepada komite keselamatan pasien dalam waktu :

• 1x24 jam untuk kejadian yang merupakan sentinel events (berdampak kematian atau kehilangan fungsi mayor secara permanen). Apabila pelaporan secara tertulis belum siap, pelaporan KTD dapat disampaikan secara lisan terlebih dahulu;
• 2x24 jam untuk kejadian yang berdampak klinis/konsekuensi/keparahan tidak signifikan, minor, dan moderat.

Tindaklanjut dari pelaporan:

• Tingkat risiko rendah dan moderat : investigasi sederhana oleh bagian/unit tyang terkait insiden (5W:what,who,where,when,why);
• Tingkat risiko tinggi dan ekstrim: Root Cause Analysis (RCA) yang dikoordinasi oleh komite keselamatan pasien;
• Bila insiden keselamatan pasien yang terjadi mempunyai tingkat risiko merah(ekstrim) maka komite keselamatan pasien segera melaporkan kejadian tersebut kepada direksi Rumah Sakit;
• Bila insiden keselamatan pasien yang terjadi mempunyai tingkat risiko kuning (tinggi) maka komite Keselamatan pasien segera melaporkan kejadian tersebut kepada Direksi Rumah Sakit;
• Komite keselamatan pasien Rumah Sakit melakukan rekapitulasi laporan insiden keselamatan pasien dan analisisnya setiap tiga bulan kepada direksi Rumah Sakit.