Contoh Prosedur Bila Terjadi Kekosongan Obat di Farmasi

 

1. Safety Measures to be taken
   1. Apabila obat kosong / tidak tersedia di farmasi :
      
      1. Untuk obat kosong atau tidak tersedia di farmasi, yang disebabkan karena kosong distributor, kosong pabrik, discontinue (tidak diproduksi lagi) harus diinformasikan oleh farmasi kepada dokter penulis resep
      2. Farmasi menyediakan informasi obat alternative penggantinya apabila ada obat kosong
      3. Informasi obat kosong juga diberikan ke semua KUP (Kepala Unit Perawat) untuk diteruskan kepada dokter dan perawat di unit keperawatan
   2. Intervensi / penggantian obat apabila obat yang di-order tidak tersedia :
      
      1. Untuk permintaan obat yang mengalami kosong distributor, kosong pabrik atau discontinue (tidak diproduksi lagi) dan belum terinformasi secara tertulis kepada dokter / user, maka petugas farmasi akan menelepon dokter untuk meminta informasi obat alternative penggantinya
      2. Bila obat yang diresepkan tidak tersedia obat lain yang sejenis, dan dokter tidak bersedia menggantinya, maka petugas farmasi mengusahakan / membeli obat keluar
      3. Farmasi wajib mempunyai contact person distributor yang menyediakan obat live saving, agar dapat memenuhi dengan segera permintaan obat live saving yang tidak tersedia di farmasi saat itu
   3. Pembelian barang keluar
      
      1. Farmasi mempunyai petty cash (dana cadangan) yang digunakan untuk pembelian diluar prosedur rutin
      2. Barang yang dibelikan keluar adalah barang yang tidak tersedia di farmasi saat barang tersebut diperlukan
      3. Pembelian barang keluar harus disertai dengan kwitansi atau bukti pembayaran
      4. Pembelian barang keluar harus dibuatkan laporan pertanggungjawaban ke bagian keuangan
2. Pengadaan obat yang tidak tersedia di farmasi karena :
   1. Obat diluar formularium rumah sakit
      
      1. Untuk permintaan obat diluar formularium, farmasi dapat mengganti dengan obat dalam formularium rumah sakit yang nama generiknya sama tanpa persetujuan dokter
      2. Dalam mengganti / intervensi obat, nama generic / isi obat, dosis, bentuk sediaan dan cara pemberian harus sama dengan obat yang diresepkan
   2. Obat kosong dari pabrik / distributor obat
      
      1. Petugas farmasi menerima informasi obat kosong dari purchasing dalam bentuk email
      2. Petugas farmasi mencari alternative obat pengganti dengan nama generic yang sama, apabila obat dengan nama generic yang sama ada lebih dari 1 obat, farmasi harus memberikan informasi semua obat yang tersedia
      3. Apabila obat dengan nama generic yang sama tidak tersedia di farmasi, maka petugas farmasi harus mencarikan obat dengan indikasi yang sama, tetapi masih termasuk dalam kelas terapi yang sama
      4. Memberikan informasi obat kosong dan alternative penggantinya kepada seluruh KUP (Kepala Unit Perawat) melalui email atau surat edaran, agar KUP dapat meneruskan informasi tersebut kepada dokter terkait dan perawat yang bertugas
      5. Surat edaran kepada seluruh KUP disertai dengan buku ekspedisi
      6. Memberikan informasi obat kosong kepada dokter terkait melalui email perusahaan atau email pribadi yang diberikan oleh dokter kepada perusahaan
      7. Sosialisasi kepada semua staf farmasi untuk informasi obat kosong dan alternative penggantinya tersebut
      8. Apabila dokter tetap merekomendasikan obat yang tertulis dalam informasi obat kosong (farmasi tidak menyediakan obat dengan nama generic yang sama), maka farmasi dapat membelikan keluar
      9. Semua informasi atau konfirmasi ke dokter melalui telepon didokumentasikan dalam log book konfirmasi resep ke dokter
3. Intervensi / penggantian obat apabila obat yang di-order tidak tersedia
   1. Dokter order obat menggunakan e-prescription atau menuliskan resep manual
   2. Dokter melakukan end session
   3. Apabila ada obat yang tidak dapat terpenuhi (sehingga tidak dapat dilakukan dispense), maka petugas farmasi akan melakukan seperti yang tercantum pada poin 4.1.2
   4. Petugas farmasi melakukan intervensi di computer
   5. Petugas farmasi finalized orderan obat dan mencetak resep
   6. Petugas farmasi menuliskan segala bentuk verifikasi resep dengan dokter dalam  buku konfirmasi resep
   7. Petugas farmasi menyiapkan obat termasuk obat substitusi
   8. Mengemas resep
   9. Penyerahan obat
   10. Untuk pelaporan intervensi obat yang sudah dilakukan, setiap minggu harus dilaporkan ke Kepala Unit Farmasi dan setiap bulan ke Manager Clinical Support dan Pharmacy
4. Pembelian barang keluar
   1. Resep yang tidak dapat terpenuhi karena ketidaktersediaan stok di farmasi, petugas farmasi segera mencari di rumah sakit atau apotik terdekat untuk memastikan ketersediaan obat
   2. Memastikan kecukupan uang untuk membeli barang keluar
   3. Apabila uang dalam petty cash tidak mencukupi, maka petugas farmasi menghubungi bagian kasir untuk melakukan peminjaman uang, dengan bukti penyerahan uang dari kasir rawat inap yang ditandatangani oleh kasir dan petugas farmasi
   4. Segera hubungi motorent / messenger on call lewat security (saat motorent tidak tersedia) untuk segera datang
   5. Menulis permintaan menggunakan copy resep
   6. Motorent / messenger on call membeli barang ke tempat dimana barang tersedia, dengan membawa copy resep yang sudah disiapkan petugas farmasi
   7. Motorent / messenger on call memberikan barang yang sudah dibeli ke petugas farmasi beserta kwitansi / bukti pembayaran barang tersebut
   8. Apabila farmasi dalam membeli barang keluar menggunakan messenger on call, maka farmasi memberikan uang ke messenger sebagai penggantian bensin sesuai jumlah yang sudah disepakati, dan messenger wajib tandatangan pada bukti pembayaran uang tersebut
   9. Petugas farmasi membuat item master retail sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan
   10. Input resep sesuai permintaan dokter
   11. Menyiapkan, mengemas dan menyerahkan obat (sesuai SPO pelayanan resep rawat inap / rawat jalan)
   12. Menyimpan form peminjaman uang ke kasir (untuk uang yang dipinjam melalui kasir)
   13. Petugas farmasi yang ditunjuk, membuat laporan DPM untuk pertanggungjawaban penggunaan uang petty cash, yang ditandatangani oleh Kepala Unit Farmasi dan Manager Clinical Support & Pharmacy
   14. Pemberian nomor lembar DPM diganti setiap tahun
   15. Klaim pembelian obat ke bagian keuangan menggunakan laporan DPM yang disertai struk / kwitansi pembelian obat keluar
   16. Mengganti peminjaman uang ke kasir, apabila ada peminjaman uang ke kasir
   17. Petugas kasir menandatangani bukti pengembalian uang ke kasir
   18. Petugas farmasi mendokumentasikan laporan DPM dan bukti peminjaman uang ke kasir